備用金是指付給單位內部各部門或工作人員用作零星開支、零星采購、售貨找零或差旅費等用的款項。實行備用金制度，有利于單位內部各部門或工作人員積極、靈活地開展業務，從而提高工作效率；同時也可以防止現金過多地占用在個人手上，有效地控制資金占用。各單位應建立和健全備用金的領用和報銷制度，加強對備用金的撥付和使用情況的管理。
單位內部各部門或工作人員因零星開支、零星采購等需要預借備用金時，一般應由經辦人填寫借款憑證。借款憑證一式三聯，第一聯為付款憑證，財務部門作為記賬依據；第二聯為結算憑證，借款期間由出納員留存，報銷時作為核對依據，報銷后隨同報銷單據作為記賬憑證的附件；第三聯交借款人保存，報銷時由出納員簽字后作為借款結算及交回借款的收據。經辦人在填寫借款憑證時，應當如實認真地填寫借款事由、金額和借款日期并簽名，送有關領導審批后根據借款憑證編制現金付款記賬憑證。對于借用的備用金，會計上可以通過“其他應收款－一備用金”賬戶來核算。
【例】大圣公司銷售科12月31日領取備用金1000元，作零星采購和開支使用，經辦人為王剛。王剛在領用備用金時，應按規定填制借款憑證，有關人員編制現金付款記賬憑證，出納員根據現金付款憑證支付現金(或現金支票)，其會計分錄為：
借：其他應收款——備用金 1000
貸：庫存現金 1000
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