原始單據實現數字化存儲、網絡化共享、可視化查詢，帶動了財務工作的全面e化變革。原始單據數字化有利于滿足審批人員看到原始單據進行審批的管理習慣；有利于提高單據查詢的效率，優化單據查詢的效果；有利于會計信息高度共享、快速整合；有利于財務公開，加強廉政建設。行政事業單位可根據財務管理的實際需要有選擇地將原始單據進行數字化。會計原始單據資料的數字化可以采用集中式或分布式錄入的方式實現，也可以二者兼而采之。原始單據數字化的影像采集發展方向必然是與財務軟件深度集成。傳統的報銷模式采用手工報銷的方式來實現，報銷人員填寫好紙質單據找財務審批人員審批，最終到財務審核報銷。網上報銷模式通過網絡傳遞填寫好標準化報銷單據，進行流程化的業務審批，網絡化的財務審核，使財務報銷實現跨地域、跨時空、跨部門進行流轉。
（一）原始單據數字化在網上報銷的重要性
一是原始單據數字化有利于滿足財務審批人員需要看到原始單據進行審批的管理習慣。傳統的審批流程運轉時，財務審批人一般先翻閱需要進行審批的原始單據和相關的報告等，然后簽注手工審批意見。而日前，一般的網上報銷應用模式并不是把原始單據掃描進電腦，而是由報銷人根據原始單據內容（包括金額、事由、費用類型、發票號碼等相關信息）在網上報銷系統中填寫報銷憑證，這種方式下審批人無法看到紙質票據的影像。為了滿足財務審批人需要看到原始單據的管理習慣，有必要通過掃描儀、攝像頭等終端設備將紙質的原始單據數字化后，作為電子報銷單的附件以備審批人調閱。同時報銷系統根據預先配置的流程信息，將電子單據和原始單據影像一起提交給審批人進行審批。這樣審批人審批時對報銷內容有直觀、感性的認識，使審批人做到心中有數。
二是原始單據數字化有利于提高單據查詢的效率，優化單據查詢的效果。目前很多財務軟件，都沒有設置對記帳憑證附件資料的存儲管理功能，一般只是簡單地記錄每張記帳憑證附件資料的份數。操作過程一般是依椐相應的原始單據制作電子記帳憑證，將其打印出來后并附上原始憑證資料裝訂成冊進行管理，電子核算數據與原始單據資料是分離的。這種分離保存不便于發揮財務信息化的快捷優勢，如需查詢某項內容的附件資料，就必須先查詢電子憑證，然后再到檔案部門翻尋相關原始附件，效率的低下是顯而易見的；原始單據資料“正本”是采用傳統方法的訂本式管理，裝訂位置會占據一定的面積，復印“正本”資料時部分內容會被遮蓋；另外有些“正本”資料字跡隨著時間的推移可能會出現不同程度的褪色，如果復印效果也。會不理想。而實現原始單據數字化有利于提高單據查詢的效率，查詢結果清晰、完整。
三是原始單據數字化有利于會計信息高度共享、快速整合。單位領導在總結和決策時，可能需要對某一個或某一類型的項目進行全面、綜合了解、分析，而原始資料已經進行了財務歸檔，必須通過先查電腦數據后再翻查會計記賬憑證附件資料，一一復印整理出來，困難較大，耗時耗力。而如果對所有會計信息都已經實現原始單據資料數字化，并進行全面地整合、科學地分類管理，實現數據共享查詢，那么領導在做橫向對比、縱向比較、綜合決策時，將會事半功倍。
四是原始單據數字化有利于財務公開，加強廉政建設。數字化的原始單據影像在財務信息化平臺里可以在線查詢、調閱、對比等，增強了行政事業單位財務管理和會計核算的透明度及規范性，形成多部門、多用戶流程化運轉，財務審批人、工作人員廣泛參與，多手段同時運用的立體監督格局，使財務事項在事前、事中、事后實現全程監督。有利于推動行政事業單位財務公開制度，促進建立健全公開、透明、規范的財務監督機制，加強廉政建設。
（二）原始單據數字化的內容選擇
行政事業單位在日常進行的各種財務活動中取得的各種原始紙質票據憑證大小不一、種類繁多。在目前的軟件支持和硬件支撐條件下，并不一定需要將取得的所有紙質原始票據都進行數字化，可以根據本單位財務管理的實際需要有選擇地將原始單據進行數字化。從當前金融行業的原始單據數字化工作實踐看，他們對財務活動產生的所有原始憑證等會計檔案全部進行逐張采集，推行原始票據等會計檔案電子化管理：人民銀行已經建立了中央銀行會計憑證影像事后監督系統（IAs），建設銀行總行開發了會計檔案管理及會計稽核系統（ADMAS系統），實現了會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料的采集、加工、儲存、調閱自動化和電子化。這樣做保證了紙質檔案和電子檔案的完整對應。但對于一般行政事業單位而言，要實現金融行業的這種硬件和軟件的高配置以及操作人員的高要求還是有不小的難度。因此，行政事業單位可以根據本單位的條件、特點、要求，選擇適合本單位財務管理實際需要的原始單據進行數字化。例如：對財務活動產生的原始票據可以按照重要性的原則，按照一定規則有選擇地進行采集，采集的數字化信息主要作為網上審批時的輔助證明（實物憑證在審批和審核流程結束后按照會計檔案管理要求正常歸檔）。制定的采集規則必須滿足審批需求，比如涉及同定資產的票據、單張發票金額達到一定金額以上的原始單據等必須逐張采集；出租車發票、定額發票等小額票據整理粘貼后，注明單據張數再進行集中數字化采集。這種做法減輕了單據數字化采集的工作量，在審批需要和錄人工作量之間取得一個平衡點，尤其是在錄入點多，沒有新增錄入人員（由報賬人員兼職）時，更容易被報銷單位和報銷人員接受，有利于網上報銷工作的順利開展。
（三）原始單據數字化的采集方式
會計原始單據資料的數字化可以采用集中式或分布式錄入的方式實現，也可以二者兼而采之。集中式是指各報銷單位將原始單據統一報送中心錄入點進行單據的數字化。這種方式在各報銷單位相對集中、離錄入點較近的情況下采用。分布式是指有各報銷單位自行設立錄入點，將原始單據數字化以后，通過網絡將影像數據上傳到中心數據庫。這種方式在各報銷啦位相對分散、離中心錄入點較遠的情況下采用。集中式錄入可以采用價格相對較貴的高速掃描儀提高原始單據資料數字化轉換的效率，數字影像的質量更有保證。但由于要保證數字影像與網上報銷流程中每筆業務相關聯，這對操作人員的職業素質提出了更高的要求。分布式錄入可以由網上報銷申請人員提交申請的同時，將原始單據資料的數字化影像作為附件關聯提交，因此分布式錄入更適合網上銷流程的流轉，但必須盡世設法降低報銷人員的錄入工作量，提高錄入的便利性和效率，促進網上報銷工作的順利開展。
（四）原始單據數字化的采集管理
目前主流財務軟件對于原始單據采集一般都是以附件的形式存在，一張報銷單關聯很多張經過采集的原始單據數字化影像，這些數字影像一般是按采集的時間先后順序排列，原始單據上的相關內容并沒有進行OCR識別整理，調閱時無法按照金額大小、內容、日期等進行排序選擇，這在一定程度上降低了網上審批的效率。因比，原始單據數字化的影像采集發展方向必然是與財務軟件深度集成的。根據影像電子信息自動識別憑證版面，應用OCR識別技術、圖像處理、模式識別、人工智能等計算機技術手段，讓系統同時提供可視化工具，根據版面類型確定單據的處理模式：自動處理或手工處理，把記錄在原始單據上的內容轉化成文本信息，并且建立起與數字化影像相關聯的檔案，有效地減少人力投入，提高數據采集的效牢，優化數據采集的效果。
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