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內(nèi)容釋義

在對(duì)賬過程中，可能發(fā)生各種各樣的差錯(cuò)。產(chǎn)生差錯(cuò)的原因可能是重記、漏記、數(shù)字顛倒、數(shù)字錯(cuò)位、數(shù)字記錯(cuò)、科目記錯(cuò)、借貸方向記反，從而影響會(huì)計(jì)信息的正確性，如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)查找并予以更正。

業(yè)務(wù)要點(diǎn)

常見的差錯(cuò)查找方法有以下幾種。

1.差數(shù)法

差數(shù)法是按照錯(cuò)賬的差數(shù)查找錯(cuò)賬的方法。例如，會(huì)計(jì)憑證上記錄的是：

借：應(yīng)交稅費(fèi)——營業(yè)稅5 250

一城市維護(hù)建設(shè)稅367. 5

一個(gè)人所得稅500

其他應(yīng)交款——教育費(fèi)附加157. 5

貸：銀行存款 6 275

若會(huì)計(jì)人員在記賬時(shí)漏記了城市維護(hù)建設(shè)稅367.5元，那么在進(jìn)行應(yīng)交稅費(fèi)總賬和明細(xì)賬核對(duì)時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)總賬借方余額比明細(xì)賬借方余額多367.5元的現(xiàn)象。對(duì)于類似的差錯(cuò)，應(yīng)由會(huì)計(jì)人員通過回憶相關(guān)金額的記賬憑證進(jìn)行查找。

2.尾數(shù)法

對(duì)于發(fā)生的角、分上的差錯(cuò)，可以只查找小數(shù)部分，以提高查錯(cuò)的效率。例如，只差0. 06元，則只需看一下尾數(shù)有“0.06"的金額，看是否已將其登記入賬。

3.除2法

當(dāng)賬賬、賬證或賬實(shí)不符，且差數(shù)為偶數(shù)時(shí)，應(yīng)首先檢查記賬方向是否發(fā)生錯(cuò)誤。在記賬時(shí)，有時(shí)由于會(huì)計(jì)人員的疏忽，錯(cuò)將借方金額登記到貸方或?qū)①J方金額登記到了借方，這必然會(huì)出現(xiàn)一方合計(jì)數(shù)增多，而另一方合計(jì)數(shù)減少的情況，其差額恰是記錯(cuò)方向數(shù)字的l倍且差數(shù)是偶數(shù)。對(duì)于這種錯(cuò)誤的檢查，可用差錯(cuò)數(shù)除以2，得出的商數(shù)就是賬中記賬方向的反方向數(shù)字，然后再到賬目中去尋找差錯(cuò)的數(shù)字就有了一定的目標(biāo)。

例如，會(huì)計(jì)憑證上記錄的是：

借：其他應(yīng)收款——總務(wù)科500

貸：庫存現(xiàn)金500

登記明細(xì)賬時(shí)，會(huì)計(jì)人員錯(cuò)把其他應(yīng)收款登記入貸方，總賬與明細(xì)賬核對(duì)時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)總賬借方余額大于明細(xì)賬借方余額1000 000元除以2，正好是貸方記錯(cuò)的500元。

4.除9法

除9法是指用對(duì)賬差額除以9來查找差錯(cuò)的一種方法，主要適用于以下兩種錯(cuò)誤的查找。

(1)數(shù)字錯(cuò)位

在查找錯(cuò)誤時(shí)，如果差錯(cuò)的數(shù)額較大，就應(yīng)該檢查一下是否存記賬時(shí)發(fā)生了數(shù)字錯(cuò)位。在登記賬目時(shí)，會(huì)計(jì)人員有時(shí)會(huì)把位數(shù)看錯(cuò)，把十位看成百位數(shù)，把百位數(shù)看成下一位數(shù)，即把小數(shù)看大了;也可能把百位數(shù)看成十位數(shù)，把千位數(shù)看成百位數(shù)，即把大數(shù)看小了。這種情況下，差錯(cuò)數(shù)額一般比較大，可以用除9法進(jìn)行檢查。例如，將70元看成了700元并登記入，此時(shí)存對(duì)賬時(shí)就會(huì)出現(xiàn)余額差700 - 70=630(元)，用630元除以9，商為70元，70元就是應(yīng)該記錄的正確的數(shù)額。又如收入現(xiàn)金800元，誤記為80元，對(duì)賬結(jié)果會(huì)出現(xiàn)800 - 80=720(元差值，用720元除以9，商為80元，商數(shù)即為差錯(cuò)數(shù)。

(2)相鄰數(shù)字顛倒錯(cuò)誤的查找

在記賬時(shí)，有時(shí)易將相鄰的兩兩位或三位數(shù)的數(shù)字登記顛倒了，如將86記成了68，將315 記成了513，它們的差值分別是18和198，都可以被9整除，這樣知道錯(cuò)誤問題之后，進(jìn)一步判斷錯(cuò)在哪一筆業(yè)務(wù)上就可以了。

如果用上述方法檢查均未發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，而對(duì)賬結(jié)果又確實(shí)不符，還可以采用順查、逆查、抽查等方法檢查是否有漏記和重記等現(xiàn)象。順查是指按賬務(wù)處理的順序，從憑證開始到賬簿記錄止從頭到尾進(jìn)行普遍核對(duì)。逆合法是指與賬務(wù)處理順序相反，從尾到頭的檢查方法。抽查法是指抽取賬簿記錄中某些局部進(jìn)行檢查的方法。

應(yīng)用實(shí)務(wù)

如果發(fā)現(xiàn)賬簿記隸有錯(cuò)誤，應(yīng)按規(guī)定的方法進(jìn)行更正，不得涂改、挖補(bǔ)或用化學(xué)試劑消除字跡。錯(cuò)賬的更正方法有以下三種。

1.劃線更正

劃線更正義稱紅線更正。如果發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有錯(cuò)誤，而其所依據(jù)的記賬憑證沒有錯(cuò)誤，即純屬記賬時(shí)文字或數(shù)字的筆誤，應(yīng)采用劃線更正的方法進(jìn)行更正。更正的方法如下。

(l)將錯(cuò)誤的文字或數(shù)字劃一條紅色橫線注銷，但必須使原有字跡仍可辨認(rèn)，以備查找。

(2)在劃線的上方用藍(lán)字或黑字將正確的文字或數(shù)字填寫在同一行的上方位置，并由更正人員在更正處蓋章，以明確責(zé)任。

2.紅字更正

紅字更正又稱紅字沖銷。在會(huì)計(jì)上，以紅字記錄表明對(duì)原記錄的沖減。紅字更正適用于以下兩種情況。

(1)根據(jù)記賬憑證所記錄的內(nèi)容記賬以后，發(fā)現(xiàn)記賬憑證中的應(yīng)借、應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目或記賬方向有錯(cuò)誤，并且記賬憑證同賬簿記錄的金額相吻合，應(yīng)采用紅字更正。更正的方法如下。

①先用紅字填制一張與原錯(cuò)誤記賬憑證內(nèi)容完全相同的記賬憑證，并據(jù)以用紅字登記入賬，沖銷原有錯(cuò)誤的賬簿記錄。

②再用藍(lán)字或黑字填制一張正確的記賬憑證，并據(jù)以用藍(lán)字或黑字登記入賬。

【例】以現(xiàn)金支付銀行利息800元，在填制記賬憑證時(shí)，誤記入“銀行存款”科目，并據(jù)以登記入賬。其錯(cuò)誤記賬憑證所反映的會(huì)計(jì)分錄為：

借：應(yīng)付利息

貸：銀行存款

該項(xiàng)分錄應(yīng)貸記“庫存現(xiàn)金” 科目，在更正時(shí)，應(yīng)用紅字金額編制如下記賬憑證進(jìn)行更正。

借：應(yīng)付利息800

貸：銀行存款800

錯(cuò)誤的記賬憑證以紅字記賬更正后，表明已全部沖銷原有錯(cuò)誤記錄，然后用藍(lán)字或黑字填制如下正確分錄，并據(jù)以登記入賬：

借：應(yīng)付利息 800

貸：庫存現(xiàn)金 800

(2)根據(jù)記賬憑證所記錄的內(nèi)容記賬以后，發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸的會(huì)計(jì)科目和記賬方向都沒有錯(cuò)誤，記賬憑證和賬簿記錄的金額也吻合，只是所記金額大于應(yīng)記的正確金額，應(yīng)采用紅字更正。更正的方法是將多記的金額用紅字填制一張與原錯(cuò)誤記賬憑證所記載的借貸方向、應(yīng)借應(yīng)貸會(huì)計(jì)科日相同的記賬憑證，并據(jù)以登記入賬，以沖銷多記金額，求得正確金額。

【例】用銀行存款4 000元購買辦公用品，在填制記賬憑證時(shí)，誤記金額為40 000元。但會(huì)計(jì)科目、借貸方向均無錯(cuò)誤.，其錯(cuò)誤記賬憑證所反映的會(huì)計(jì)分錄為：

借：管理費(fèi)用 40 000

貸：銀行存款 40 000

在更正時(shí)，應(yīng)用紅字金額36 000元編制如下記賬憑證進(jìn)行更正：

借：管理費(fèi)用

貸：銀行存款

錯(cuò)誤的記賬憑證以紅字記賬更正后，即可反映其正確金額為4 000元。

如果記賬憑證所記錄的文字、金額與賬簿記錄的文字、金額不符，應(yīng)首先采用劃線法更正，然后再用紅字沖銷法更正。

3.補(bǔ)充登記

補(bǔ)充登記又稱藍(lán)字登記。根據(jù)記賬憑證所記錄的內(nèi)容記賬以后，發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸的會(huì)計(jì)科目和記賬方向都沒有錯(cuò)誤，記賬憑證和賬簿記錄的金額也相吻合，只是所記金額小于應(yīng)記的正確金額，應(yīng)采用補(bǔ)充登記法。更正的方法是將少記的金額用藍(lán)字或黑字填制一張與原錯(cuò)誤記賬憑證所記載的借貸方向、應(yīng)借應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目相同的記賬憑證，并據(jù)以登記入賬，以補(bǔ)記少記金額，求得正確金額。

【例】用銀行存款40 000元購買原材料，在填制記賬憑證時(shí)，誤記金額為4 000元，但會(huì)計(jì)科目、借貸方向均無錯(cuò)誤。其錯(cuò)誤記賬憑證所反映的會(huì)計(jì)分錄為：

借：原材料 4 000

貸：銀行存款 4 000

在更正時(shí)，應(yīng)用藍(lán)字或黑字編制如下記賬憑證進(jìn)行更正：

借：原材料 36 000

貸：銀行存款 36 000

錯(cuò)誤的記賬憑證以藍(lán)字或黑字記賬更正后，即可反映其正確的金額為40 000元。

如果記賬憑證中所記錄的文字、金額與賬簿記錄的文字、金額不符，應(yīng)首先采用劃線法更正，然后再用補(bǔ)充登記法更正。