談到差旅費用管控，財務人員的第一反應就是幫助公司削減費用，減少公司不必要支出。但在鉑略咨詢看來差旅費用管控功效遠大于類似上述案例單一的削減費用支出，優(yōu)秀的差旅費用管控方案同時還兼具提高財務部審核工作效率、提高公司資金使用率及兼顧提升員工滿意度等多重優(yōu)勢。根據(jù)此前由鉑略財務培訓主辦的數(shù)場差旅費用管控論壇中，鉑略完善總結了數(shù)家優(yōu)秀企業(yè)差旅費用控制方法和流程，本次我們就節(jié)選出其中六種典型的差旅費用控制妙招為您開拓費用控制思路。
方法一：通過減少審批提高效率
多數(shù)企業(yè)常會碰到員工出差發(fā)生預算超標的情況，但隨之而來的又常是一些貌似合理的原因。例如，銷售部員工和公司高層領導一同拜訪客戶，住宿標準肯定是“就高不就低”，那對于基層銷售部員工則會超出預算。又如銷售部同事常常為了盡快拿下客戶訂單而發(fā)生業(yè)務招待費超標的情況。對于此類情況，財務部可以建立一張白名單或黑名單列表。如果發(fā)生銷售員工和上級領導出差而提高住宿標準的情況，則自動歸為白名單，不需審批則可批準。反之，如果銷售的業(yè)務招待費超標，那么可以設為黑名單。通過對白名單和黑名單的定期調(diào)整，可以減少例外審批的數(shù)量。
方法二：通過大數(shù)據(jù)管理來降低支出
提前預定機票通常可獲得較優(yōu)惠折扣是眾人皆知的常識，但企業(yè)因差旅單據(jù)數(shù)量過大而往往不了解最終拿到折扣在市場中所處水平。而通過在線差旅預定平臺則可分析出某條航線一段時間的平均折扣率和中位票價并基于此來審核員工所預定機票的價格水平。同時，企業(yè)也可通過該方法對公司內(nèi)部部門之間進行橫向比較。例如維修部門機票價格可能較高，這通常緣于一旦客戶提出要求則馬上動身到客戶公司搶修，不能做到及早預定。但是市場部和銷售部的工作職責可能相近，如果發(fā)生市場部的平均折扣率是九折而銷售部是七折，那么就可以詢問對應部門為何存在如此差異，進而找出原因。通過不斷調(diào)研和分析，就可對優(yōu)秀做法進行推廣，對不足地方加以改進，持續(xù)改進公司內(nèi)部差旅政策。
方法三：利用合理性審查降低費用
正如本文開場所談，控制差旅費用支出一般不通過降低公司預定賓館和機票差旅標準來實現(xiàn)，因為這樣的方式容易引起員工抱怨反而得不償失。而換種做法，通過對差旅的合理性進行事先規(guī)劃則可事半功倍。例如，財務部通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)銷售部同事經(jīng)常從上海出差到南京拜訪客戶。在沒有提前規(guī)劃的情況下可能是第一天下午出發(fā)，當晚發(fā)生住宿一晚，第二天白天客戶處拜訪，第三天早間趕回上海。但如果提前對拜訪安排進行了解，并合理規(guī)劃做到當天往返那么公司就可節(jié)省近兩天的房租。公司甚至可以對進行合理規(guī)劃而減少的對應住宿支出部分進行獎勵，例如規(guī)定在南京拜訪客戶如果當天往返有額外津貼，津貼的金額可以小于對應的住宿費用，這樣不僅節(jié)省了住宿支出、提高了員工積極性同時也額外增加了一個工作日的上班時間。
方法四：利用金融服務降低資金成本
用商務卡的模式取代備用金可減少對公司的資金占用，緩解對資金流的壓力。特別是企業(yè)雇傭非本地員工時，該類員工通常無法辦理較高額度的信用卡，而相應員工又可能出現(xiàn)長時間出差而大幅墊付差旅款項影響該員工的正常生活的實際問題，這時通過公司統(tǒng)一辦理商務卡則可獲得較高授信額度繼而解決上述問題。但商務卡所不可忽略的隱患是如發(fā)生員工惡意透支消費的情況時，公司需承擔相應還款責任。據(jù)鉑略財務培訓了解，企業(yè)可與銀行談判免除還款責任，一般的操作程序為，應盡量提前一個月通知銀行公司員工離職動向，實際離職時應書面通知銀行，同時在員工離職之前公司也應摸清欠款情況并督促員工盡快還清欠款。
方法五：通過簡要透明的差旅費政策來管控
一些公司行政層級較為復雜，甚至有多達十余個層級。為了滿足各個行政層級的需要，就需對每個行政層級制定單獨的差旅標準。而全國各個地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展水平不一，對每個地區(qū)制定標準本身已經(jīng)較為繁瑣，大量的標準制定工作將使得財務部不堪重負，而政策更新緩慢又可能導致不符合實際經(jīng)濟和物價發(fā)展情況造成員工抱怨較大。鉑略建議行政層級較多的企業(yè)盡量簡化差旅標準，將數(shù)個相近的行政層級歸為同類標準、盡可能簡化流程。
方法六：通過減少人工審核來提高效率
公司可通過引入訂制化的差旅費用管控軟件來大幅提升工作效率。通常一個典型的差旅電子報銷系統(tǒng)將涵蓋下述五種功能：1.在線申請功能，包括出差申請和差旅申請;2.在線審批功能;3.差旅供應商集中管理功能，包括所有采購名單內(nèi)的機票、酒店等供應商;4.費用控制功能，將報銷費用的標準寫入系統(tǒng)，例如到不同城市或者不同的國家住宿標準及到相應地區(qū)的津貼補貼標準錄入，同時對不同差旅距離所對應交通工具的選擇和審批均可由系統(tǒng)進行統(tǒng)一管控。5.預算控制，管理人員在審批時可看到對應部門當月整體的差旅預算，花銷和結余情況。從而做到每次審批時有據(jù)可查。發(fā)生超標情況時必須找財務部進行單獨審批，增加預算。否則費用審批將會被凍結。通過電子報銷系統(tǒng)，財務審核要點可從近10個降低為3個。在實施電子報銷前財務需要審核①審批權限是否符合規(guī)定②審批是否完整③審核人簽字是否真實④成本中心是否填錯⑤是否及時報銷⑥總金額是否正確⑦費用是否超標等10個要點。而在使用電子報銷后，財務僅需審核特殊事項合理性，發(fā)票真實情況，發(fā)票金額與報銷金額是否一致等內(nèi)容即可。通過差旅電子系統(tǒng)的應用可使財務部大幅提高工作效率，加速報銷進度進而提高員工滿意度。
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