記賬的時(shí)候有時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)賬在所難免，查起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力。古人云：“上山容易下山難”，會(huì)計(jì)們不禁感慨：“記賬容易查賬難”。查賬這么難，有沒有什么好的方法可供借鑒?有沒有捷徑可循?下面分享一些查賬的經(jīng)驗(yàn)和方法，希望能幫助大家減少查錯(cuò)賬的時(shí)間，而將更多的時(shí)間和精力用在加強(qiáng)企業(yè)管理和經(jīng)營核算上。
除二法
記賬時(shí)稍有不慎，很容易發(fā)生借貸方記反或紅藍(lán)字記反;簡(jiǎn)稱為“反向”。它有一個(gè)特定的規(guī)律就是錯(cuò)賬差數(shù)一定是偶數(shù)，只要將差數(shù)用二除得的商就是錯(cuò)賬數(shù)。所以稱這種查賬方法為除二法，這是一種最常見而簡(jiǎn)便的查錯(cuò)賬方法。
例如，某月資產(chǎn)負(fù)債表借貸的兩方余額不平衡，其錯(cuò)賬差數(shù)是3750.64元，這個(gè)差數(shù)是偶數(shù)，它就存有“反向”的可能，那可以用3750.64/2=1875.32元，這樣只要去查找1875.32元這筆賬是否記反方向就是了。如錯(cuò)誤差數(shù)是奇數(shù)，那就沒有記反方向的可能，就不適用于“除二法”來查。
除九法
在日常記賬中常會(huì)發(fā)生前后兩個(gè)數(shù)字顛倒、三個(gè)數(shù)字前后顛倒和數(shù)字移位。它們共同特點(diǎn)是錯(cuò)賬差數(shù)一定是九的倍數(shù)或者差數(shù)每個(gè)數(shù)字之和也是九的倍數(shù)。因此，這類情況均可應(yīng)用“除九法”來查找。下面分三種情況來講。
(一)兩數(shù)前后顛倒
這種情況除以上共同特點(diǎn)外還有其固有的特點(diǎn)，就是錯(cuò)賬差數(shù)用九除得的商是錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差，例舉如下：
1.差數(shù)是9，那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是1，如10、21、32、43、54、65、76、87、89及其各“倒數(shù)”。
2.差數(shù)是18/9=2，那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是2，如20、31、42、53、64、75、86、97及其各“倒數(shù)”。
3.差數(shù)是27/9=3，那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是3，如30、41、52、63、74、85、96及其各“倒數(shù)”。
4.差數(shù)是36/9=4，那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是4，如40、51、62、73、81、95及其各位“倒數(shù)”。
5.差數(shù)是45/9=5，那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是5，如50、61、72、83、94及其各位“倒數(shù)”。
6.差數(shù)是54/9=6，那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是6，如60、71、82、93及其各“倒數(shù)”。
7.差數(shù)是63/9=7，那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是7，如70、81、92及其各“倒數(shù)”。
8.差數(shù)是72/9=8，那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是8，如80、91及其各“倒數(shù)”。
9.差數(shù)是81/9=9，那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差是9，如90及其各“倒數(shù)”。
(這里的“倒數(shù)”是指?jìng)€(gè)位與十位前后顛倒的錯(cuò)數(shù))
例如，將81誤記18，則差數(shù)是63，以63/9=7，那么錯(cuò)數(shù)前后兩數(shù)之差肯定是7，這樣只要查70、81、92及其各“倒數(shù)”就是了。無需在與此無關(guān)的數(shù)字中去查找。
(二)三個(gè)數(shù)字前后顛倒
這種情況除了具有共同特點(diǎn)外也有其固定的特點(diǎn)，就是三位數(shù)前后顛倒的錯(cuò)賬差數(shù)都是99的倍數(shù)，差數(shù)用99除得的商即是三位數(shù)中前后兩數(shù)之差。例舉如下：
1.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是1，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)是99，如100與001、221與122、334與433、445與544、655與556、766與667、889與988、998與899的差數(shù)都是99。
2.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是2，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的一倍，即為198，如311與113、466與664、557與755、775與577、886與688、997與799的差數(shù)都是198。
3.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是3，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的三倍即為297，如441與144、552與255、663與366、744與447、885與588、996與699的差數(shù)都是297。
4.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是4，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的四倍即為396，如551與155、662與266、773與377、844與448、955與559的差數(shù)都是396。
5.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是5，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的五倍即為495，如550與055、661與166、722與227、833與338、944與449的差數(shù)都是495。
6.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是6，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99×6=594;同樣，頭與尾數(shù)之差是7，那么數(shù)字顛倒的差是99×7=693;頭與尾數(shù)之差是8，那么數(shù)字顛倒的差是99×8=792;頭與尾數(shù)之差是9，那么數(shù)字顛倒的差是99×9=891。
(三)數(shù)字移位
這種情況也稱錯(cuò)位，俗稱大小數(shù)，這是日常工作中較容易發(fā)生的差錯(cuò)。除其差數(shù)和差數(shù)每個(gè)數(shù)字之和是九的倍數(shù)外，也有其固定的特點(diǎn)，就是數(shù)字移位的錯(cuò)誤，只要將差數(shù)用九除得的商就是錯(cuò)賬數(shù)。
例如2000錯(cuò)記為200或20000，它的差數(shù)就為1800和18000，它們的差數(shù)和每個(gè)數(shù)字之和都是九的倍數(shù)，將差數(shù)分別用九除，所得的商分別是200和2000，只要查找這樣的數(shù)字就可以查到記賬移位的錯(cuò)誤了。
數(shù)字移位危害很大，如前移一位它的差數(shù)就虛增了9倍，向后移一位就虛減了90%，如不及時(shí)查處就嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)核算的正確性。因此，對(duì)此錯(cuò)賬必須高度警惕，要及早發(fā)現(xiàn)糾正，確保會(huì)計(jì)核算數(shù)字的正確反映。
由此看“9”是個(gè)奇妙的數(shù)字。它的奇妙之處還有很多，上面兩位數(shù)與其倒數(shù)的差數(shù)和三位數(shù)字與其倒數(shù)的差數(shù)是9的倍數(shù)，數(shù)字與其移位后的數(shù)字的差數(shù)也是9的倍數(shù)，其實(shí)任何數(shù)字與其倒數(shù)的差數(shù)都是9的倍數(shù)，而且任何四位順序數(shù)與其倒數(shù)之差都是3087，如4321與1234、5432與2345、6543與3456其倒數(shù)的差都是3087。任何五位數(shù)順序數(shù)與其例數(shù)之差都是41976，任何六位數(shù)順序數(shù)與其倒數(shù)之差都是530865，任何七位數(shù)順序數(shù)與其倒數(shù)之差都是6419754……這些差數(shù)都是9的倍數(shù)。
還有這樣一個(gè)奇怪的數(shù)字12345679若用9乘積變成111111111，若用2×9=18乘積變成9個(gè)2，若用3×9=27去乘，積變成9個(gè)3……若用9×9=81乘，積變9個(gè)9，這些說明了數(shù)字“9”的奇妙，查錯(cuò)賬就可以利用9的奇妙。因此，除九法在查錯(cuò)賬中占了重要的地位。
差數(shù)法
根據(jù)錯(cuò)賬差數(shù)直接查找的方法叫做差數(shù)法。有以下兩種錯(cuò)賬可用此法：
第一種是漏記或重記，因記賬疏忽而漏記或重記一筆賬，只要直接查找到差數(shù)的賬就查到了，這類錯(cuò)賬最容易發(fā)生在本期內(nèi)同樣數(shù)字的賬發(fā)生了若干筆，這就容易發(fā)生漏記或重記。例如錯(cuò)賬差數(shù)是1000元，本期內(nèi)發(fā)生1000元的賬有十筆，這就可以重復(fù)查找1000元的賬是否漏記或重記就是了。
第二種是串戶，串戶可分為記賬串戶和科目匯總串戶。先講記賬串戶。如某公司在本單位有應(yīng)收款和應(yīng)付款兩個(gè)賬戶，如記賬憑證是借應(yīng)收賬款某公司500元，而記賬時(shí)誤記入借應(yīng)付賬款某公司500元，這就造成資產(chǎn)負(fù)債表雙方是平衡的，但總賬與分戶明細(xì)賬核對(duì)時(shí)應(yīng)收款與應(yīng)付款各發(fā)生差數(shù)500元，這就可以運(yùn)用差數(shù)法到應(yīng)收賬款或應(yīng)付款賬戶中直接查找500元的賬是否串戶。還有一種是科目匯總(合并)時(shí)將借應(yīng)收款500元誤作為應(yīng)付借款借500元匯總了，同樣在總賬與分類明細(xì)賬核對(duì)時(shí)這兩科目同時(shí)發(fā)生差數(shù)500元，經(jīng)過查對(duì)如記賬沒有發(fā)生串戶那么必定是科目匯總合并時(shí)科目匯總發(fā)生差錯(cuò)，查明更正就是。
象形法
在核對(duì)賬目表時(shí)較多地遇到僅相差幾分錢的錯(cuò)賬，這類錯(cuò)賬最頭疼。這類錯(cuò)賬一般來說是數(shù)字形狀相像而發(fā)生差錯(cuò)。根據(jù)其數(shù)字形狀象形的規(guī)律去查找錯(cuò)賬的方法命名為“象形法”，按其差數(shù)一般有如下規(guī)律：
1.如差數(shù)是1可能是3與2，5與6之誤。
2.如差數(shù)是2可能是3與5，7與9之誤。
3.如差數(shù)是3可能是3與6，6與9之誤。
4.如差數(shù)是4可能是1與5，4與8之誤。
5.如差數(shù)是5可能是1與6，2與7，3與8之誤。
6.如差數(shù)是6可能是0與6，1與7之誤。
7.連續(xù)同數(shù)字的賬，容易發(fā)生少計(jì)或多計(jì)一位同數(shù)。如本是833330而誤記為833333或誤為833300，如差數(shù)是3或30而有了連續(xù)數(shù)字的賬，就可重復(fù)查找一下。這里僅舉幾個(gè)例說明，因?yàn)閭€(gè)人書寫數(shù)字形狀字體不同而有區(qū)別。
追根法
若為了一筆錯(cuò)賬已查了半天，對(duì)本期發(fā)生額都查得正確無誤，但就是不平衡，在這種情況下不妨運(yùn)用“追根法”去追查一下上期結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)字進(jìn)行逐筆核對(duì)一下是否結(jié)轉(zhuǎn)差錯(cuò)，很可能問題恰恰出在那個(gè)“源頭”。因?yàn)闀?huì)計(jì)賬表的平衡關(guān)系是絕對(duì)的，假如本期發(fā)生額確實(shí)查明是正確無誤，那么必然是期初數(shù)(上期結(jié)轉(zhuǎn)數(shù))在結(jié)轉(zhuǎn)記賬時(shí)有差錯(cuò)。只要對(duì)期初數(shù)認(rèn)真追查，必能發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)。
母子法
在核對(duì)明細(xì)分類賬與總分類賬科目余額發(fā)生不符時(shí)，用以上有關(guān)方法查找也無著落，即可用“母子法”來查找。就是以記入總賬借貸數(shù)額為母數(shù)，本科目記入各明細(xì)分類賬的借貸數(shù)字為子數(shù)，各子數(shù)相加必等于母數(shù)。若不相等說明有差錯(cuò)就在此了，必有漏記、錯(cuò)記或重記。
例如，某企業(yè)一月在總賬應(yīng)收賬款余額是借1981.50元，而各明細(xì)賬余額相加是借2526.50元。這說明應(yīng)收明細(xì)賬借方余額多545元。按照順序，科目合并表記入總賬應(yīng)收款科目的數(shù)額為母數(shù)，把1號(hào)憑證科目匯總合并表應(yīng)收賬款記入明細(xì)分類賬的為子數(shù)進(jìn)行相加，是否與母數(shù)相符，相符就查對(duì)2號(hào)、3號(hào)……發(fā)現(xiàn)哪一號(hào)不符就查哪一號(hào)，這樣一定能查出錯(cuò)賬或漏賬。
順查法
當(dāng)錯(cuò)賬發(fā)生筆數(shù)較多，各種錯(cuò)賬混雜一起時(shí)，不能用一種方法查出，那就必須用“順查法”來查，這是查錯(cuò)賬的最后絕招。查賬程序基本上與記賬程序一樣，每查對(duì)一筆就必須在賬的后端做一個(gè)符號(hào)，這樣一筆筆查下去就一定能查出。在順查時(shí)一定要仔細(xì)認(rèn)真，在順查時(shí)還必須結(jié)合以上方法同時(shí)應(yīng)用。總之不要被錯(cuò)賬的假象所蒙蔽而滑過去，如有漏過去又必須從頭查起，對(duì)此，只要仔細(xì)認(rèn)真去查錯(cuò)賬，就一定會(huì)暴露出來。
優(yōu)選法
為了能較快地查出錯(cuò)賬，必須在各種查錯(cuò)賬方法上進(jìn)行優(yōu)選和在查錯(cuò)賬的程序上進(jìn)行優(yōu)選：
查錯(cuò)賬方法的優(yōu)選。首先根據(jù)錯(cuò)賬差數(shù)進(jìn)行分析，適用哪種方法的就采用哪種方法，適用兩種方法以上的應(yīng)按“先易后難、先逆查后順查”的優(yōu)選程序進(jìn)行。查錯(cuò)賬方法選擇當(dāng)否與查錯(cuò)賬速度有關(guān)。
查錯(cuò)賬的程序上也要用優(yōu)選法，就是在查賬時(shí)間的程序上先查什么時(shí)間較好，這要看企業(yè)大小而定，一般采用三分法。如某企業(yè)一月份資產(chǎn)負(fù)債表不平衡，如差數(shù)是資產(chǎn)方多1001元。若本月記賬憑證共三冊(cè)共1~30號(hào)，那么就將第一冊(cè)1~10號(hào)的各科目余額先進(jìn)行試算是否平衡，若不平衡，差數(shù)也是1001元，這說明錯(cuò)賬就發(fā)生在第一冊(cè)1~10號(hào)的賬上。若1~10號(hào)是平衡的，這說明錯(cuò)賬在11號(hào)憑證以后的賬上，那么再將第二冊(cè)11~20號(hào)上的總賬各科目余額進(jìn)行試算，試算后即可確定，錯(cuò)賬究竟發(fā)生在第二冊(cè)11至20號(hào)憑證上還是在第三冊(cè)21至30號(hào)憑證上。這樣錯(cuò)賬的目標(biāo)縮小了，便于集中精力在小范圍中查錯(cuò)賬，容易查找。
防錯(cuò)方法
當(dāng)掌握錯(cuò)賬各種規(guī)律后，可采取一些預(yù)防發(fā)生錯(cuò)賬的方法，主要有以下幾種：
(1)首先要加強(qiáng)復(fù)核工作。有條件的單位要配備專職復(fù)核，人員少的可以采取相互復(fù)核或自我復(fù)核。復(fù)核必須從編制記賬憑證、記賬憑證匯總、記賬、結(jié)賬、報(bào)表層層進(jìn)行復(fù)核。這是預(yù)防發(fā)生錯(cuò)誤的最基本方法。
(2)憑證編制和記賬時(shí)書寫數(shù)字要按標(biāo)準(zhǔn)書寫，不要寫奇形數(shù)字，而讓記賬人員誤認(rèn)誤記，從而造成“象形”的錯(cuò)誤，這是避免錯(cuò)賬的重要環(huán)節(jié)。
(3)凡是制證、記賬、算賬、編制報(bào)表時(shí)思想必須高度集中，切不可一面記賬一面分心，那樣會(huì)容易發(fā)生錯(cuò)賬。會(huì)計(jì)記賬時(shí)思想要高度集中，這是防止發(fā)生錯(cuò)賬的根本辦法。
(4)掌握錯(cuò)賬規(guī)律后，在記賬時(shí)，時(shí)刻警惕著反向、移位、顛倒、錯(cuò)字、錯(cuò)格、串戶等差錯(cuò)的發(fā)生，這就可以有效地減少差錯(cuò)。
糾錯(cuò)方法
錯(cuò)賬查出后必須及時(shí)糾正，要按規(guī)范糾正，嚴(yán)禁挖、擦、補(bǔ)、涂改。但要采用靈活多樣的方法，大致有以下幾種：
(1)劃紅線訂正法。將錯(cuò)賬的數(shù)字上劃一條紅線注銷，然后在錯(cuò)賬上方記上正確的數(shù)字，并在紅線末端加蓋記賬人印章。
(2)補(bǔ)記差額法。查出錯(cuò)賬發(fā)現(xiàn)少記部分差額，若用紅線更正，已結(jié)余額必須全部劃紅線重結(jié)余額，嚴(yán)懲影響賬冊(cè)清晰，故應(yīng)采用補(bǔ)記少記差額的辦法，但要在補(bǔ)記賬的摘要欄說明于某月某日補(bǔ)記和補(bǔ)記某月某日某號(hào)憑證少記差額。
(3)差額紅字沖正法，查出錯(cuò)賬發(fā)現(xiàn)借方(或貸方)多記部分差額，若用劃紅更正已結(jié)余額必須全部劃紅線重結(jié)余額，并在相同方向?qū)⒍嘤洸铑~用紅字沖正，摘要說明同上。
(4)補(bǔ)結(jié)余額法。查出錯(cuò)賬屬金額錯(cuò)結(jié)，如錯(cuò)結(jié)余額不多可用劃紅線更正，如已錯(cuò)結(jié)余額賬很多，如劃紅線更正影響賬冊(cè)清晰可采用補(bǔ)結(jié)正確余額辦法，但必須在摘要欄內(nèi)說明某月某日錯(cuò)結(jié)余額多少特更正。
(5)全額轉(zhuǎn)正法。適用記賬串戶和科目錯(cuò)用，科目匯總差錯(cuò)，就采用全額轉(zhuǎn)正法，先將錯(cuò)賬轉(zhuǎn)平，而后編制正確記賬憑證，摘要欄內(nèi)要詳細(xì)說明更正何月何日和憑證編號(hào)的賬。
(6)全額紅字沖正法。一般牽涉到收入支出科目的會(huì)計(jì)分錄先將錯(cuò)誤會(huì)計(jì)分錄用紅字沖減，而后用藍(lán)字編制正確的會(huì)計(jì)分錄，摘要欄要說明沖正何月何日和憑證編號(hào)的會(huì)計(jì)分錄。
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