記賬的時候有時出現(xiàn)錯賬在所難免，查起來費時費力。古人云：“上山容易下山難”，會計們不禁感慨：“記賬容易查賬難”。查賬這么難，有沒有什么好的方法可供借鑒?有沒有捷徑可循?下面分享一些查賬的經驗和方法，希望能幫助大家減少查錯賬的時間，而將更多的時間和精力用在加強企業(yè)管理和經營核算上。
除二法
記賬時稍有不慎，很容易發(fā)生借貸方記反或紅藍字記反;簡稱為“反向”。它有一個特定的規(guī)律就是錯賬差數(shù)一定是偶數(shù)，只要將差數(shù)用二除得的商就是錯賬數(shù)。所以稱這種查賬方法為除二法，這是一種最常見而簡便的查錯賬方法。
例如，某月資產負債表借貸的兩方余額不平衡，其錯賬差數(shù)是3750.64元，這個差數(shù)是偶數(shù)，它就存有“反向”的可能，那可以用3750.64/2=1875.32元，這樣只要去查找1875.32元這筆賬是否記反方向就是了。如錯誤差數(shù)是奇數(shù)，那就沒有記反方向的可能，就不適用于“除二法”來查。
除九法
在日常記賬中常會發(fā)生前后兩個數(shù)字顛倒、三個數(shù)字前后顛倒和數(shù)字移位。它們共同特點是錯賬差數(shù)一定是九的倍數(shù)或者差數(shù)每個數(shù)字之和也是九的倍數(shù)。因此，這類情況均可應用“除九法”來查找。下面分三種情況來講。
(一)兩數(shù)前后顛倒
這種情況除以上共同特點外還有其固有的特點，就是錯賬差數(shù)用九除得的商是錯數(shù)前后兩數(shù)之差，例舉如下：
1.差數(shù)是9，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是1，如10、21、32、43、54、65、76、87、89及其各“倒數(shù)”。
2.差數(shù)是18/9=2，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是2，如20、31、42、53、64、75、86、97及其各“倒數(shù)”。
3.差數(shù)是27/9=3，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是3，如30、41、52、63、74、85、96及其各“倒數(shù)”。
4.差數(shù)是36/9=4，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是4，如40、51、62、73、81、95及其各位“倒數(shù)”。
5.差數(shù)是45/9=5，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是5，如50、61、72、83、94及其各位“倒數(shù)”。
6.差數(shù)是54/9=6，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是6，如60、71、82、93及其各“倒數(shù)”。
7.差數(shù)是63/9=7，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是7，如70、81、92及其各“倒數(shù)”。
8.差數(shù)是72/9=8，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是8，如80、91及其各“倒數(shù)”。
9.差數(shù)是81/9=9，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差是9，如90及其各“倒數(shù)”。
(這里的“倒數(shù)”是指個位與十位前后顛倒的錯數(shù))
例如，將81誤記18，則差數(shù)是63，以63/9=7，那么錯數(shù)前后兩數(shù)之差肯定是7，這樣只要查70、81、92及其各“倒數(shù)”就是了。無需在與此無關的數(shù)字中去查找。
(二)三個數(shù)字前后顛倒
這種情況除了具有共同特點外也有其固定的特點，就是三位數(shù)前后顛倒的錯賬差數(shù)都是99的倍數(shù)，差數(shù)用99除得的商即是三位數(shù)中前后兩數(shù)之差。例舉如下：
1.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是1，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)是99，如100與001、221與122、334與433、445與544、655與556、766與667、889與988、998與899的差數(shù)都是99。
2.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是2，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的一倍，即為198，如311與113、466與664、557與755、775與577、886與688、997與799的差數(shù)都是198。
3.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是3，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的三倍即為297，如441與144、552與255、663與366、744與447、885與588、996與699的差數(shù)都是297。
4.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是4，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的四倍即為396，如551與155、662與266、773與377、844與448、955與559的差數(shù)都是396。
5.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是5，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99的五倍即為495，如550與055、661與166、722與227、833與338、944與449的差數(shù)都是495。
6.三位數(shù)頭與尾兩數(shù)之差是6，那么數(shù)字顛倒后的差數(shù)則是99×6=594;同樣，頭與尾數(shù)之差是7，那么數(shù)字顛倒的差是99×7=693;頭與尾數(shù)之差是8，那么數(shù)字顛倒的差是99×8=792;頭與尾數(shù)之差是9，那么數(shù)字顛倒的差是99×9=891。
(三)數(shù)字移位
這種情況也稱錯位，俗稱大小數(shù)，這是日常工作中較容易發(fā)生的差錯。除其差數(shù)和差數(shù)每個數(shù)字之和是九的倍數(shù)外，也有其固定的特點，就是數(shù)字移位的錯誤，只要將差數(shù)用九除得的商就是錯賬數(shù)。
例如2000錯記為200或20000，它的差數(shù)就為1800和18000，它們的差數(shù)和每個數(shù)字之和都是九的倍數(shù)，將差數(shù)分別用九除，所得的商分別是200和2000，只要查找這樣的數(shù)字就可以查到記賬移位的錯誤了。
數(shù)字移位危害很大，如前移一位它的差數(shù)就虛增了9倍，向后移一位就虛減了90%，如不及時查處就嚴重影響會計核算的正確性。因此，對此錯賬必須高度警惕，要及早發(fā)現(xiàn)糾正，確保會計核算數(shù)字的正確反映。
由此看“9”是個奇妙的數(shù)字。它的奇妙之處還有很多，上面兩位數(shù)與其倒數(shù)的差數(shù)和三位數(shù)字與其倒數(shù)的差數(shù)是9的倍數(shù)，數(shù)字與其移位后的數(shù)字的差數(shù)也是9的倍數(shù)，其實任何數(shù)字與其倒數(shù)的差數(shù)都是9的倍數(shù)，而且任何四位順序數(shù)與其倒數(shù)之差都是3087，如4321與1234、5432與2345、6543與3456其倒數(shù)的差都是3087。任何五位數(shù)順序數(shù)與其例數(shù)之差都是41976，任何六位數(shù)順序數(shù)與其倒數(shù)之差都是530865，任何七位數(shù)順序數(shù)與其倒數(shù)之差都是6419754……這些差數(shù)都是9的倍數(shù)。
還有這樣一個奇怪的數(shù)字12345679若用9乘積變成111111111，若用2×9=18乘積變成9個2，若用3×9=27去乘，積變成9個3……若用9×9=81乘，積變9個9，這些說明了數(shù)字“9”的奇妙，查錯賬就可以利用9的奇妙。因此，除九法在查錯賬中占了重要的地位。
差數(shù)法
根據錯賬差數(shù)直接查找的方法叫做差數(shù)法。有以下兩種錯賬可用此法：
第一種是漏記或重記，因記賬疏忽而漏記或重記一筆賬，只要直接查找到差數(shù)的賬就查到了，這類錯賬最容易發(fā)生在本期內同樣數(shù)字的賬發(fā)生了若干筆，這就容易發(fā)生漏記或重記。例如錯賬差數(shù)是1000元，本期內發(fā)生1000元的賬有十筆，這就可以重復查找1000元的賬是否漏記或重記就是了。
第二種是串戶，串戶可分為記賬串戶和科目匯總串戶。先講記賬串戶。如某公司在本單位有應收款和應付款兩個賬戶，如記賬憑證是借應收賬款某公司500元，而記賬時誤記入借應付賬款某公司500元，這就造成資產負債表雙方是平衡的，但總賬與分戶明細賬核對時應收款與應付款各發(fā)生差數(shù)500元，這就可以運用差數(shù)法到應收賬款或應付款賬戶中直接查找500元的賬是否串戶。還有一種是科目匯總(合并)時將借應收款500元誤作為應付借款借500元匯總了，同樣在總賬與分類明細賬核對時這兩科目同時發(fā)生差數(shù)500元，經過查對如記賬沒有發(fā)生串戶那么必定是科目匯總合并時科目匯總發(fā)生差錯，查明更正就是。
象形法
在核對賬目表時較多地遇到僅相差幾分錢的錯賬，這類錯賬最頭疼。這類錯賬一般來說是數(shù)字形狀相像而發(fā)生差錯。根據其數(shù)字形狀象形的規(guī)律去查找錯賬的方法命名為“象形法”，按其差數(shù)一般有如下規(guī)律：
1.如差數(shù)是1可能是3與2，5與6之誤。
2.如差數(shù)是2可能是3與5，7與9之誤。
3.如差數(shù)是3可能是3與6，6與9之誤。
4.如差數(shù)是4可能是1與5，4與8之誤。
5.如差數(shù)是5可能是1與6，2與7，3與8之誤。
6.如差數(shù)是6可能是0與6，1與7之誤。
7.連續(xù)同數(shù)字的賬，容易發(fā)生少計或多計一位同數(shù)。如本是833330而誤記為833333或誤為833300，如差數(shù)是3或30而有了連續(xù)數(shù)字的賬，就可重復查找一下。這里僅舉幾個例說明，因為個人書寫數(shù)字形狀字體不同而有區(qū)別。
追根法
若為了一筆錯賬已查了半天，對本期發(fā)生額都查得正確無誤，但就是不平衡，在這種情況下不妨運用“追根法”去追查一下上期結轉數(shù)字進行逐筆核對一下是否結轉差錯，很可能問題恰恰出在那個“源頭”。因為會計賬表的平衡關系是絕對的，假如本期發(fā)生額確實查明是正確無誤，那么必然是期初數(shù)(上期結轉數(shù))在結轉記賬時有差錯。只要對期初數(shù)認真追查，必能發(fā)現(xiàn)差錯。
母子法
在核對明細分類賬與總分類賬科目余額發(fā)生不符時，用以上有關方法查找也無著落，即可用“母子法”來查找。就是以記入總賬借貸數(shù)額為母數(shù)，本科目記入各明細分類賬的借貸數(shù)字為子數(shù)，各子數(shù)相加必等于母數(shù)。若不相等說明有差錯就在此了，必有漏記、錯記或重記。
例如，某企業(yè)一月在總賬應收賬款余額是借1981.50元，而各明細賬余額相加是借2526.50元。這說明應收明細賬借方余額多545元。按照順序，科目合并表記入總賬應收款科目的數(shù)額為母數(shù)，把1號憑證科目匯總合并表應收賬款記入明細分類賬的為子數(shù)進行相加，是否與母數(shù)相符，相符就查對2號、3號……發(fā)現(xiàn)哪一號不符就查哪一號，這樣一定能查出錯賬或漏賬。
順查法
當錯賬發(fā)生筆數(shù)較多，各種錯賬混雜一起時，不能用一種方法查出，那就必須用“順查法”來查，這是查錯賬的最后絕招。查賬程序基本上與記賬程序一樣，每查對一筆就必須在賬的后端做一個符號，這樣一筆筆查下去就一定能查出。在順查時一定要仔細認真，在順查時還必須結合以上方法同時應用。總之不要被錯賬的假象所蒙蔽而滑過去，如有漏過去又必須從頭查起，對此，只要仔細認真去查錯賬，就一定會暴露出來。
優(yōu)選法
為了能較快地查出錯賬，必須在各種查錯賬方法上進行優(yōu)選和在查錯賬的程序上進行優(yōu)選：
查錯賬方法的優(yōu)選。首先根據錯賬差數(shù)進行分析，適用哪種方法的就采用哪種方法，適用兩種方法以上的應按“先易后難、先逆查后順查”的優(yōu)選程序進行。查錯賬方法選擇當否與查錯賬速度有關。
查錯賬的程序上也要用優(yōu)選法，就是在查賬時間的程序上先查什么時間較好，這要看企業(yè)大小而定，一般采用三分法。如某企業(yè)一月份資產負債表不平衡，如差數(shù)是資產方多1001元。若本月記賬憑證共三冊共1~30號，那么就將第一冊1~10號的各科目余額先進行試算是否平衡，若不平衡，差數(shù)也是1001元，這說明錯賬就發(fā)生在第一冊1~10號的賬上。若1~10號是平衡的，這說明錯賬在11號憑證以后的賬上，那么再將第二冊11~20號上的總賬各科目余額進行試算，試算后即可確定，錯賬究竟發(fā)生在第二冊11至20號憑證上還是在第三冊21至30號憑證上。這樣錯賬的目標縮小了，便于集中精力在小范圍中查錯賬，容易查找。
防錯方法
當掌握錯賬各種規(guī)律后，可采取一些預防發(fā)生錯賬的方法，主要有以下幾種：
(1)首先要加強復核工作。有條件的單位要配備專職復核，人員少的可以采取相互復核或自我復核。復核必須從編制記賬憑證、記賬憑證匯總、記賬、結賬、報表層層進行復核。這是預防發(fā)生錯誤的最基本方法。
(2)憑證編制和記賬時書寫數(shù)字要按標準書寫，不要寫奇形數(shù)字，而讓記賬人員誤認誤記，從而造成“象形”的錯誤，這是避免錯賬的重要環(huán)節(jié)。
(3)凡是制證、記賬、算賬、編制報表時思想必須高度集中，切不可一面記賬一面分心，那樣會容易發(fā)生錯賬。會計記賬時思想要高度集中，這是防止發(fā)生錯賬的根本辦法。
(4)掌握錯賬規(guī)律后，在記賬時，時刻警惕著反向、移位、顛倒、錯字、錯格、串戶等差錯的發(fā)生，這就可以有效地減少差錯。
糾錯方法
錯賬查出后必須及時糾正，要按規(guī)范糾正，嚴禁挖、擦、補、涂改。但要采用靈活多樣的方法，大致有以下幾種：
(1)劃紅線訂正法。將錯賬的數(shù)字上劃一條紅線注銷，然后在錯賬上方記上正確的數(shù)字，并在紅線末端加蓋記賬人印章。
(2)補記差額法。查出錯賬發(fā)現(xiàn)少記部分差額，若用紅線更正，已結余額必須全部劃紅線重結余額，嚴懲影響賬冊清晰，故應采用補記少記差額的辦法，但要在補記賬的摘要欄說明于某月某日補記和補記某月某日某號憑證少記差額。
(3)差額紅字沖正法，查出錯賬發(fā)現(xiàn)借方(或貸方)多記部分差額，若用劃紅更正已結余額必須全部劃紅線重結余額，并在相同方向將多記差額用紅字沖正，摘要說明同上。
(4)補結余額法。查出錯賬屬金額錯結，如錯結余額不多可用劃紅線更正，如已錯結余額賬很多，如劃紅線更正影響賬冊清晰可采用補結正確余額辦法，但必須在摘要欄內說明某月某日錯結余額多少特更正。
(5)全額轉正法。適用記賬串戶和科目錯用，科目匯總差錯，就采用全額轉正法，先將錯賬轉平，而后編制正確記賬憑證，摘要欄內要詳細說明更正何月何日和憑證編號的賬。
(6)全額紅字沖正法。一般牽涉到收入支出科目的會計分錄先將錯誤會計分錄用紅字沖減，而后用藍字編制正確的會計分錄，摘要欄要說明沖正何月何日和憑證編號的會計分錄。
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