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一、文書立卷整理是機關文書工作的一項基本制度。本所文書立卷工作由內勤人員進行負責。

二、本所檔案應編制整理類目，認真執行檔案管理辦法規定。

三、檔案質量應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件的有機聯系，區別不同價值，一事(問題)一件，便于保管和利用。

1、歸檔文件、材料的種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整，字跡模糊或易退變的文件應予以復制;

2、歸檔文件以件為單位，一般以每份文件為一件，文件正本定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制為一件，轉發件與被轉發件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文可為一件;

3、盒內文件材料應按先批復后請示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列;

4、盒卷內文件應除去金屬物，已破損的應予以修整，托裱整齊，逐件用縫紉機裝訂并依次編頁號或件號;

5、填寫盒內目錄和備考表應符合有關規定，用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰;

6、聲像檔案應用文字標出攝像或錄音對象、時間、地點中心內容和責任者。

7、實物檔案應用文字標出授獎單位、獲獎名稱、日期、單位和載體種類;

8、會計檔案由財務部門收集齊全，按照會計憑證、會計帳簿、會計報表分類整理立卷，裝訂成冊，并在每冊封皮上注明保管期限，在財務部門管理一年后移交檔案室，并編寫會計檔案案卷目錄和移交清單一式兩份;

9、基建檔案由基建部門收集整理，按分類組合案卷編制目錄和移交清單一式兩份，工程完工驗收后移交檔案室;

四、文書書寫要求

1、書寫材料應用碳素墨水、藍黑墨水，除特殊行業規定外不能使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、復寫紙等。

2、文字書寫一律從左至右橫寫。