一、情況介紹會議的基本特點
１。會議的規模多是中小型會議。
２。會議形式多采取座談會的形式。
３。一般由一個或幾個（屬于一個部門或系統）主要發言者進行情況介紹，他們是信息的發出者，會前要對發言的內容做充分的準備。其他與會者則主要是信息的接收者，一般是針對主要發言者的介紹來提問或發言，會前不必準備好固定的發言稿。
４。情況介紹會議一般不形成決議或結論。
二、情況介紹會議的類型
１。為了擴大受眾范圍，做宣傳.它在活動或項目還沒有全部進行完時召開，目的是在會后使其活動或項目可以引起社會更多的支持或關注。
２。向上級進行匯報，為上級領導安排部署下一步工作提供依據。
不管是上述哪種情況介紹會議，都會有記者的參加，有媒體的參與。因此，在進行會議準備時應注意以下幾點：
１。發言稿的準備
由于會議的目的是為了擴大受眾范圍，使之對情況有所了解，所以發言要從歷史背景、意義、原有情況、現有情況、發展水平、特點、性能、功用等多方面詳細介紹。
另外，考慮到受眾之間的文化水平和專業知識水平會有差異，發言稿盡量少用專業術語或使用專業術語后用較易于理解的語言進行解釋。
２。對記者的提問事先有所準備
一般記者的提問多與所介紹的情況有關，所以要對所介紹的內容了如指掌。另外，還要有心理上的準備，不要面對記者時不知所措。
３。會議材料的準備
會前最好把準備好的情況介紹做成書面材料并打印出來，在開會時發給與會者。
三、會場布置
鑒于情況介紹會議一般多由一方做主要發言，同時多有媒體記者參加等特點，在會場布置上應不同于上述的幾種會議。
一般應把主要介紹者置于突出位置，使每一位參會者或大部分參會者都能直接看到主要介紹者。
會場最好布置成臺上臺下的形式，使主要介紹者與其他與會者對面而坐，這樣便于溝通。
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