高校工作以教學為中心,教學由教師的教學活動、學生的學習活動,以及教學管理工作等組成,高校教學秘書則是行政上受學院領導,業務上由教務處指導的教務管理人員,教學秘書是高校教學信息的掌握者、傳遞者和運行者,是教學管理信息上傳下達的橋梁,是聯系學校、教務處及各學院的紐帶,是教學工作正常運行的樞紐。教學秘書只有正確認識自己的工作,找準自己的位置,才能強化服務意識,提高服務質量。
1.教學秘書工作的特性
1.1時效性
這是由兩方面因素決定的,一方面接受了需要立即處理、解決和答復的任務。教務處通知上所要求完成的時限經常只有短短三四天,這就要求教學秘書把有關通知在第一時間予以轉發,并督促、提醒相關教師和學生及時做出反應。尤其像四、六級考試,計算機考試,公選課報名、重修等與學生切身利益密切相關的通知,更要及時通知學生,以免貽誤了最佳時機而影響其后續學習或對畢業造成不必要的影響。像停調課這類極具時效性的事項更要及時通知教師、學生,避免重大教學事故發生。另一方面是由教學秘書工作的性質決定的。教學秘書的工作相當繁雜,有些問題不及時解決,一味拖、放,就容易導致教學事故的發生。如新學期教材的征訂,教學秘書必須在上一學期教學任務下達后就做好開課班級的教材征訂工作,以便新學期初就能將教材發放至開課班級。
1.2準確性
學生的成績,各類統計數據都是由教學秘書匯總、提供的,這就涉及一個準確性的問題。統計類工作只有在保證統計數據無誤的前提下,才能提高效率和質量,因此,要求教學秘書細致地做好每項工作,切不可浮躁。只有教學秘書具備高度責任心和對工作認真負責的態度,才能盡可能地減少差錯的發生。
準確性和時效性互為表里,相互作用。時效性的前提是準確,要在準確的基礎上求快,無時效的準確就失去了價值。
1.3復雜性
院(系)級教學秘書所處的位置,使得教學秘書工作出現了既是管理者又是服務者的特點。一方面,教學秘書必須協助院(系)領導貫徹執行各項教學管理規章制度,并對其實施情況進行檢查。在檢查過程中經常會碰到諸如老師提前下課,未履行手續自行停、調課等情況,此時教學秘書就要履行其作為管理者的使命,對有關情況該上報的上報,該處理的處理,決不可顧及個人面子和私情而瞞報、不報。院(系)教學秘書崗位關鍵,需要經常協助領導了解情況,通知和安排工作中的事項,這一切必須從客觀實際出發,絕不允許主觀臆斷,更不許弄虛作假。對師生中的問題應做恰如其分的判斷,不能隨意夸大縮小,更不能貿然行事,輕下結論。另一方面,教學秘書的工作對象是處于教學第一線的教師和同學,要在現有的環境和條件下,盡可能地滿足每個老師和同學的合理需要,為他們提供各類服務。對于師生在教學中遇到的困難,給予幫助;積極為他們聯系機房、多媒體教室、語音室及借用教學儀器設備等,以期取得更好的教學效果。
2.教學秘書的作用
2.1橋梁和紐帶作用
教學秘書要協助院(系)領導做好日常教學管理。教學是院(系)工作的重點,教務處對日常教學管理做出各項規定,大量的日常教學管理工作就由教學秘書具體承擔。教學秘書要充分發揮“上情下達”作用,準確地領會院(系)領導和教務處領導的要求,及時耐心地傳達給相關教師和學生,使領導正確可行的意見、建議或決定得以順利實施執行。教學秘書更要及時把各項規章制度傳達給相關教師、學生,使其教學活動有章可循、規范可行。對諸如停、調課通知,四、六級考試,計算機等級考試的通知,公共選修課的通知,其他各類考試的通知等要及時傳達給學生。同時要做好“下情上達”,廣大教師和同學有一些自己的想法、見解及意見,教學秘書要將之傳遞給相關領導,以便采取相應的措施和對策,解決師生的實際問題。
2.2協調與溝通的作用
教學秘書的所作所為處處體現集體的形象,是教學單位的“窗口”。在工作中,教學秘書要與教務處、學工處、各個職能辦公室及各系之間聯系,尤其是本系的教師和學生。在這些關系中要學會有效地溝通。溝通是管理最為重要的組成部分。只有與人良好的溝通,才能得到他人的理解與支持,才能得到必要的信息,才能獲得他人的鼎力相助。協調是在溝通的基礎上進行的。教學秘書一方面要完成教務處、系領導所布置各項工作,另一方面要學會借助有效的溝通手段協調與各部門的關系,以及系與系之間的關系,建立起相互了解、相互合作、相互促進的融洽關系。更為重要的是經常協調本系教師與學生有關教學的事宜,在協調中,擺正自己的角色位置,做到到位不越位,參與不干預,出謀不決策,處處以集體利益為重,自覺維護系領導與本系的形象、聲譽。溝通、協調方方面面的關系,減少、消除不必要的沖突,使大家同心協力,步調一致地完成各項工作,如監考教師的協調;教師因病、因事等調課的協調;公共教室的借用;各校區間教學活動安排的協調;學生見習、實習時課程安排的協調;各類考試監考人員的安排,課表安排,教學任務下發,等等。
3.從事高校教學秘書工作應具備的素質
3.1效率意識
效率意識直接影響著一個人的時間觀念,進而影響一個人的工作效率和生活效率,效率意識已經成為現代人的重要素質。效率意識是高校教學秘書必須具備的職業素質,自覺強化和倡導。秘書工作大多具有較強的時間性,如果對待工作不講究效率,對實際問題不能及時解決和處理,不僅會影響下一個環節的工作,而且會降低師生對辦公室的信任度。因此,在保證工作質量的前提下,高校教學秘書工作都應突出一個“快”字,做到一個“好”字,落到一個“實”字,這既是加強作風建設的需要,又是節約工作成本的需要;應提倡“馬上就辦”的精神,雷厲風行,注重時效,做到招之即來、來之能戰、戰之能勝,實現工作的高效運轉。
3.2全局意識
秘書崗位盡管職責分明,但由于辦公室工作具有突發性、偶然性和特殊性,往往會有很多無定位、無定時的工作。遇到這種情況,就要求秘書人員從辦公室乃至學校的全局出發,以大局為重,分工不分家,把個人和集體、局部和全局緊密聯系在一起,心往一處想、勁往一處使。通力與辦公室其他人員協作,把辦公室工作搞好。
4.改進教學秘書工作的幾點認識
4.1提高教學秘書的思想品德素質
教學秘書面對繁雜的事務性工作,應具有強烈的事業心和責任感,愛崗敬業。在工作中,本著為教師、學生服務的宗旨,不計較個人得失,兢兢業業、踏踏實實地工作,這也是做好教學秘書的關鍵。教學秘書要把崗位作為自己追求的事業,事事高度負責,一絲不茍,努力做到“干一行,愛一行,精一行”。
4.2健全的心理素質
教學秘書最主要的日常工作是教學服務,這就需要秘書具備較高的心理素質水平,具有良好的心理平衡能力,忍受工作中出現的種種誤解、委屈、善于控制、調節自己的情緒,在工作中始終保持樂觀向上、熱情誠懇的心態,保持一種從容不迫、不卑不亢的風度,做到認真仔細,心胸坦蕩,豁達大度。
4.3增強服務意識
教學秘書大多數情況下是在默默工作,無私奉獻,極少有“出頭”、“露面”的機會,而對于千頭萬緒,紛繁復雜的工作,教學秘書必須有勇于吃苦、勇于奉獻的精神,把謙虛謹慎、任勞任怨作為一種永恒的美德。牢固樹立為師生服務的觀念,以踏實的工作作風和勤勉的工作態度,以一種甘當配角的精神,為院系、為學校服務。
4.4全面提高業務素質
4.4.1提高處理日常教學事務管理的能力
教學秘書應熟悉本職工作的特點、學校有關教學管理的規章制度和院(系)的重要教學信息。
4.4.2增強組織協調能力
高校的教學管理工作是一項復雜的系統工程,需要各部門團結協作才能完成。教學秘書應學會協調院(系)與學校各部門、本院(系)教師與學生有關教學的事宜,并注意在協調中擺正自己的角色位置。同時,團結其他同志,發揚團隊協作的精神,保證本單位教學管理工作正常有序地開展。
4.4.3熟練運用現代辦公設備和科技管理手段
要學習、掌握現代化設備和高科技管理手段,熟練地運用電話、傳真、電子郵件、校園網絡等,及時、準確搜集、發布有關教學管理信息,高效地處理教學管理事務。
5.結語
教學管理工作對于教輔人員來說,不僅是服務和協調,更是一門科學和藝術。教學秘書的協調意識體現在工作中要有良好的人際關系,有為人接受的組織能力和較強的親和力,要善于營造一個和同事和諧相處、和學生和睦共處的工作環境,為提高教學管理效益創造條件。主動高效地為學生、老師和領導提供各類教學信息;對常規管理工作早考慮、早研究、早動手,變被動性地工作為主動地工作,努力在被動中爭取主動,促進課程安排的優化。因此,只有不斷提高自身的綜合素質,不斷增強自己的創新意識,教學秘書才能在日常教學管理中真正做到高效率與高質量的統一。
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