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集團公司實行招標、評標、采購三分離,使集中采購做到了“公開、公平、公正”,避免了少數(shù)人和個別部門說了算而造成的不公和舞弊情況的發(fā)生。成立招標管理委員會,下設(shè)招標辦公室。招標辦公室負責日常招標組織協(xié)調(diào)。物供公司按照標書進行采購、驗收、入庫和配送。各機構(gòu)之間既互不干涉,又相互制約,所有參與招標采購人員簽字蓋章,終身負責。集中儲備。取消各子、分公司倉庫,由集團公司集中儲備、集中管理,變原來的分級儲備為集團公司一級儲備。

由于各子、分公司沒有了采購權(quán),庫存只出不進,其倉庫是物供公司的分庫,其儲備統(tǒng)一歸物供公司控制,公司對各分庫下達了儲備控制指標,同時利用計算機網(wǎng)絡(luò),對各分庫庫存實施有效的監(jiān)控,從而使庫存儲備處于合理狀態(tài)。物供公司在物資庫存管理中,引入了一種新的供應鏈庫存管理方法,即代儲庫管理。首先確定代儲庫運行的一些原則,即庫存為供應商所有,倉庫設(shè)在需方場地,庫存人員為需方提供。

雙方本著互惠雙贏及持續(xù)改進的原則設(shè)立代儲庫。供方的貨款按照實際消耗數(shù)量每月結(jié)清一次。其次,確定需要進行代儲管理的物資。相關(guān)人員及供應商根據(jù)以往物資采購及消耗的經(jīng)驗確定出需要進入代儲庫的物資明細及數(shù)量。代儲庫中物資發(fā)生消耗的情況,供應商可以隨時獲取,并做出相應的補充。供貨商的選定則是通過招標來確定的。集中配送。集團公司成立物資配送中心,根據(jù)各分、子公司通過信息網(wǎng)絡(luò)提供的對物資的需求和儲備情況,由配送中心集中配送,實現(xiàn)了統(tǒng)一的計劃、調(diào)度和配送。由于各分、子公司對物資的需求是不定時的,配送公司為了更好地滿足生產(chǎn)的需要,實行了全天候的服務,有效地保證了生產(chǎn)效率的提高。

同時,根據(jù)各分、子公司的生產(chǎn)情況和對物資的使用規(guī)律,本著運輸成本最小并兼顧運送時間的指導思想,科學地設(shè)置了物資配送流程,優(yōu)化了配送路線,盡量減少空載現(xiàn)象,既解決了生產(chǎn)急需,又有效地避免了分散提貨、裝載效率不高的現(xiàn)象,使得整個業(yè)務流程都在物供公司供應鏈管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)平臺上實現(xiàn)了高效、快捷地運轉(zhuǎn)。很多企業(yè)在供應鏈中都不同程度出現(xiàn)了“牛鞭效應”,造成了供應鏈中的各個節(jié)點信息的失真和放大,層層增大的庫存導致整個供應鏈的損失。因此,企業(yè)集中采購與物流管理都需要大力推進企業(yè)信息化建設(shè),運用現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段,全面提高企業(yè)管理水平。企業(yè)信息化是實現(xiàn)管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新的突破口,對加快科技進步、增強市場競爭力、提高經(jīng)濟效益具有重要作用。

供應鏈管理信息系統(tǒng)包括計劃管理、物資配送管理、價格管理、供應商管理、代儲代銷管理、物資超市等管理模塊,各個管理模塊環(huán)環(huán)相扣、上下關(guān)聯(lián),實現(xiàn)了科學、規(guī)范、高效的管理。信息系統(tǒng)有六大優(yōu)點。首先,取消了許多手工業(yè)務,提高了辦公效率,降低了大量的辦公費用。其次,信息系統(tǒng)是按照規(guī)定的審批管理流程來設(shè)計的,沒有計劃、沒有審批的采購項目根本就無法在管理系統(tǒng)中得到通過,更無法讓財務付款,從而解決了無計劃采購的問題。第三,領(lǐng)導能夠及時了解和掌握各種數(shù)據(jù)和信息,為領(lǐng)導科學決策提供了及時、準確、全面的依據(jù)。第四,各級管理人員可以隨時掌握庫存、采購、計劃、在途運輸?shù)任镔Y流動、需求流動和資金流動情況,有利于更好地做好管理工作。第五,實現(xiàn)了信息企業(yè)內(nèi)共享,消滅了信息孤島現(xiàn)象,真正把信息的價值發(fā)揮了出來。第六,通過管理信息系統(tǒng),可以在計算機中對供應商進行信譽評價,審計部門可以對招標采購、合同、使用、財務掛賬、付款等的整個物資供應業(yè)務流程進行審計、監(jiān)督;可以收集統(tǒng)計大量的物資價格信息,方便進行價格趨勢分析,使預算控制更加準確,提高了財務管理水平。

由于程序設(shè)計環(huán)環(huán)相扣,各項業(yè)務必須按照規(guī)定的程序辦理,這樣就有效地避免了不按合同付款、超計劃付款等人為、主觀、違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生,對提高財務管理水平起到了十分重要作用。物資供應是企業(yè)發(fā)展的命脈,是順利開展生產(chǎn)經(jīng)營活動要解決的首要問題。因此,應采用一套科學、系統(tǒng)、有效的物資集中采購管理操作平臺去指導、改善和實施物流采購運作,形成企業(yè)獨有的物流采購優(yōu)勢,以促進研發(fā)、保障生產(chǎn)需求供應,為企業(yè)參與市場競爭、獲得持久發(fā)展提供動力。

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