“如果說(shuō)前邊我教你們的會(huì)計(jì)常識(shí)是學(xué)寫(xiě)生字的話，那么現(xiàn)在我開(kāi)始教你們?cè)炀洌戎v到所有會(huì)計(jì)處理的時(shí)候，就是作文了。只有寫(xiě)出文章才有可能掙到稿費(fèi)，文章越精彩，稿酬就越高，同樣道理，會(huì)計(jì)的水平越高，薪酬也就越高。”
“那就是說(shuō)，我現(xiàn)在才是小學(xué)二年級(jí)的水平唄?”我有點(diǎn)不服。
“那我都大學(xué)畢業(yè)了，也沒(méi)達(dá)到三年級(jí)的水平啊!”
“那是因?yàn)槟惚俊！蔽覔尠姿?/P>
“不對(duì)，”老媽接過(guò)話說(shuō)，“學(xué)會(huì)計(jì)的都要經(jīng)過(guò)這個(gè)階段，周游是沒(méi)接觸到實(shí)際工作，一旦操作起來(lái)，他一定比你進(jìn)步快。”
“好了，開(kāi)始上課。”老媽一本正經(jīng)地說(shuō)。
“從今天開(kāi)始，我們進(jìn)入實(shí)戰(zhàn)狀態(tài)，假設(shè)一家公司成立，你倆就是這兒的會(huì)計(jì)了。你們將從何處入手，接著又怎樣干呢?”
建立賬簿的單位
媽媽說(shuō)：按照《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，各單位必須依法設(shè)置會(huì)計(jì)賬簿，并保證其真實(shí)、完整。無(wú)論是國(guó)有單位，還是民營(yíng)企業(yè)或者民間組織，甚至是具備建賬條件的個(gè)體工商戶，都需要建賬。
說(shuō)到建賬，好像挺復(fù)雜的，其實(shí)一點(diǎn)都不難。記住關(guān)鍵的一條就夠了，根據(jù)核算的對(duì)象從兩方面反映，一是總括反映;二是明細(xì)反映。
你進(jìn)一家企業(yè)，要建賬不外乎有兩種情況：
(1)新成立的企業(yè)。要求一切從頭開(kāi)始，這對(duì)于老會(huì)計(jì)來(lái)說(shuō)，是最高興的事，因?yàn)闆](méi)有陳年老賬，沒(méi)有羅嗦事，不用很操心。但是對(duì)于缺乏經(jīng)驗(yàn)的會(huì)計(jì)來(lái)講，就顯得盲目，有點(diǎn)不知所措。
(2)老企業(yè)。這里還分兩種情況，一是人家以前就有了比較正規(guī)的賬目，遇到這樣的企業(yè)是你的幸運(yùn)，不但能學(xué)到好多東西，而且還不用操心，接過(guò)來(lái)繼續(xù)做就可以了。另一種是原本賬目不清，所以想換一個(gè)會(huì)計(jì)，這時(shí)你來(lái)了，剛接觸的時(shí)候可能感覺(jué)不到什么，結(jié)果隨著業(yè)務(wù)的進(jìn)展，你會(huì)發(fā)現(xiàn)越來(lái)越亂，越來(lái)越?jīng)]頭緒，那時(shí)就會(huì)感受到什么叫焦頭爛額了，這最考驗(yàn)?zāi)愕墓Ψ蛄恕?/P>
“阿姨是不是都遇到過(guò)?”
“是啊，這些都是我的切身體會(huì)，我是有感而發(fā)。在這兒我再?gòu)?qiáng)調(diào)一點(diǎn)：你受聘一家企業(yè)后，首先要盡快熟悉企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，熟悉業(yè)務(wù)，包括了解產(chǎn)品或商品、了解客戶，這樣對(duì)處理賬務(wù)有幫助，然后再了解會(huì)計(jì)賬目，弄清前期業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈，這樣接手后，會(huì)很快進(jìn)入角色。如果你在年內(nèi)某一天要接管賬簿，一定要移交人把賬理順了你才接，辦理交接手續(xù)，在賬簿最后一筆余額后由移交人蓋章。”
“建新賬要先買賬本，使用會(huì)計(jì)軟件要進(jìn)行初始化操作。我那天不是要你們買賬本嗎?”
啟用會(huì)計(jì)賬簿時(shí)，應(yīng)當(dāng)在賬簿封面上寫(xiě)明單位名稱和賬簿名稱。在賬簿扉頁(yè)上應(yīng)當(dāng)附啟用表，內(nèi)容包括：?jiǎn)⒂萌掌凇①~簿頁(yè)數(shù)、記賬人員和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。根據(jù)湖北省財(cái)政廳等九廳局文件規(guī)定，各單位每年年初要將建立的總賬、銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬送到當(dāng)?shù)刎?cái)政會(huì)計(jì)管理部門辦理建賬監(jiān)管事宜。記賬人員或者會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明交接日期、接辦人員或者監(jiān)交人員姓名，并由交接雙方人員簽名或者蓋章。
建立賬簿的種類和格式
現(xiàn)在我就說(shuō)說(shuō)賬簿的種類和格式：
賬簿按用途分為日記賬、分類賬和備查賬三種。日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)間和先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，在我國(guó)，大多數(shù)單位只設(shè)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。分類賬是對(duì)全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按照會(huì)計(jì)要素的具體分類設(shè)置的賬簿，分為總分類賬和明細(xì)分類賬，總分類賬簡(jiǎn)稱總賬，是按一級(jí)會(huì)計(jì)科目設(shè)置的賬簿，明細(xì)分類賬簡(jiǎn)稱明細(xì)賬，是按二級(jí)科目或三級(jí)甚至四級(jí)科目設(shè)置的賬簿。備查賬簿是對(duì)某些在日記賬和分類賬中不予登記或者登記情況不夠詳細(xì)作補(bǔ)充登記使用的賬簿。
賬本的格式一般有三欄式、數(shù)量金額式和多欄式，每一種都有不同的用處。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬是必須設(shè)置的，還有就是我剛才說(shuō)的那五大類科目都有建賬的必要。我們不是每一個(gè)科目都使用一本賬簿，昨天你們不是看到我記的那些賬了嗎，一共就六本，我看你買的這些。
日記賬——現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬，都交給出納單獨(dú)記賬;
多欄式費(fèi)用賬——用于銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用等科目記賬;
存貨明細(xì)賬——用于庫(kù)存商品、原材料等科目記賬，除了記金額外，還要記數(shù)量;
三欄式明細(xì)賬——可以立兩本平時(shí)發(fā)生額少的賬戶集中到一起，記在一本賬上，比如實(shí)收資本、資本公積、本年利潤(rùn)等等。那些往來(lái)科目，比如應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、預(yù)付賬款、其他應(yīng)收款、其他應(yīng)付款，可以記在一本賬里。如果往來(lái)賬多的，再視情況分出來(lái)一本一本地記。
固定資產(chǎn)和低值易耗品，還需要建立詳細(xì)的卡片賬。
總賬也是三欄式。按一級(jí)會(huì)計(jì)科目建在一本賬上。建總賬的時(shí)候，最好按資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益的類別來(lái)分頁(yè)。例如：第1頁(yè)到第4頁(yè)登記現(xiàn)金，第5頁(yè)到第10頁(yè)登記銀行存款，以此類推。我說(shuō)多了，你們也記不住，以后隨著業(yè)務(wù)的發(fā)生，就知道該立什么賬了，沒(méi)有的可以后補(bǔ)。
在年初建新賬，要將上年余額抄錄在新賬某科目第一行，摘要欄要寫(xiě)上“上年結(jié)轉(zhuǎn)”，再寫(xiě)上余額的借貸方向和金額。
“太簡(jiǎn)單了，這就叫建賬啊，我以為多難呢!”我不以為然。
會(huì)計(jì)循環(huán)
媽媽說(shuō)：“賬建好后，會(huì)計(jì)開(kāi)始按步就班地做會(huì)計(jì)循環(huán)工作，下面我一項(xiàng)一項(xiàng)地講。”
“會(huì)計(jì)循環(huán)?”我好像聽(tīng)老媽說(shuō)過(guò)。“會(huì)計(jì)循環(huán)，也就是會(huì)計(jì)的業(yè)務(wù)流程，是指從分析經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)起到編制會(huì)計(jì)報(bào)表為止的全過(guò)程。通俗點(diǎn)說(shuō)就是會(huì)計(jì)工作的流程，也就是會(huì)計(jì)每個(gè)月循環(huán)做的事。”
“我看書(shū)上都是從貨幣資產(chǎn)開(kāi)始講的。”我不解。
“對(duì)于你這樣的初學(xué)者，開(kāi)始就那么講你肯定發(fā)蒙，這就是你聽(tīng)不懂的原因。了解了會(huì)計(jì)循環(huán)，就像找到了會(huì)計(jì)的路線，處理業(yè)務(wù)，就是怎么走的問(wèn)題了，業(yè)務(wù)水平高，就會(huì)感到一馬平川，否則就會(huì)困難重重。”
“對(duì)呀，會(huì)計(jì)表面看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際做起來(lái)，就能看出處理業(yè)務(wù)的水平了。考察會(huì)計(jì)的最好辦法就是實(shí)際操作，水平高低一眼就看出來(lái)了。”
看來(lái)老媽對(duì)會(huì)計(jì)是有法眼的。我媽繼續(xù)說(shuō)：“昨天我不是講了原始憑證嗎!這些都是，前邊那三張是外來(lái)的原始憑證，就是企業(yè)在外邊買東西，人家給開(kāi)的發(fā)票等;后邊這兩張是自己根據(jù)發(fā)生業(yè)務(wù)事項(xiàng)自制的原始憑證，一看就知道是我們自己制作并填寫(xiě)的。”
接著她又拿出一本記賬憑證，“這是我已經(jīng)裝訂好的記賬憑證，根據(jù)那些原始憑證，填制這些記賬憑證。”
“做完了一張張的憑證就要匯總了，就是把平時(shí)做的記賬憑證統(tǒng)計(jì)到一起。”說(shuō)著媽媽翻開(kāi)了那本憑證的第一頁(yè)，我看到的是一張記賬憑證匯總表。
最后我媽拿出賬本，有五六本。“這些就是會(huì)計(jì)賬簿，都是根據(jù)憑證登記的。到了月末根據(jù)這些賬編制會(huì)計(jì)報(bào)表，一個(gè)月的業(yè)務(wù)就結(jié)束了。接下來(lái)就是報(bào)稅、納稅。”
一個(gè)月的業(yè)務(wù)讓我媽五分鐘就講完了。
我看著我媽按著講的順序擺了一桌子的東西：“說(shuō)詳細(xì)點(diǎn)唄，我沒(méi)聽(tīng)清楚。”
“這些工作具體怎么做，在以后的課程里我會(huì)詳細(xì)地講解，今天讓你們來(lái)的目的是看實(shí)賬，有個(gè)實(shí)際印象，有個(gè)現(xiàn)場(chǎng)感，以后再做練習(xí)的時(shí)候就會(huì)感到很具體，不至于心里發(fā)悶。”
“阿姨，我現(xiàn)在心里敞亮多了。”
“那是，我媽是誰(shuí)呀，名師出高徒嘛!”
“再忽悠我都找不著北了。陽(yáng)陽(yáng)不是不明白借和貸嗎?好好看看憑證，體會(huì)一下，有不懂的問(wèn)我。明天回家我們細(xì)講。”
我翻看了一下記賬憑證，上面有借有貸，再看賬簿，也有借有貸，看來(lái)這借貸還是會(huì)計(jì)的重要“成員”呢!
我們又仔細(xì)把會(huì)計(jì)流程熟悉了一遍，翻看了幾本憑證和賬本，看了上面都寫(xiě)了些什么，還看了裝有以前憑證和賬本的檔案柜。
還沒(méi)有學(xué)到會(huì)計(jì)科目，所以也問(wèn)不出來(lái)啥，這樣過(guò)了半個(gè)多小時(shí)，老媽說(shuō)：“今天就這樣吧。你倆去文化用品商店，買一些會(huì)計(jì)用品，就是剛才你們看到的這些，以后我講課的時(shí)候用，咱們來(lái)個(gè)實(shí)戰(zhàn)演習(xí)。”
他趕緊拿出筆和紙，在上面寫(xiě)著什么，寫(xiě)完了遞給我媽：“阿姨，您看買這些東西夠不夠?”
我湊過(guò)去，上面寫(xiě)著記賬憑證、記賬憑證匯總表、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、明細(xì)賬、總賬、費(fèi)用賬。
“字挺漂亮。還有，我給你寫(xiě)上啊，牛皮紙的憑證皮(記賬憑證封面)、差旅費(fèi)報(bào)銷單、單據(jù)粘貼紙、收據(jù)、憑證裝訂線。就這些，然后就回家吧!”
今天的收獲頗豐，讓我感受到了會(huì)計(jì)的工作氛圍，想像著將來(lái)，我坐在辦公桌前的樣子……
我們看了實(shí)賬，媽媽又開(kāi)講了。“你們知道了會(huì)計(jì)循環(huán)的概念，我再講會(huì)計(jì)循環(huán)的具體操作步驟，這里我按手工操作講，其實(shí)使用電腦操作也是模擬手工來(lái)的，只是步驟設(shè)計(jì)到程序上了，按規(guī)定程序一點(diǎn)鼠標(biāo)就出來(lái)了，快的很呢!”
第一步：分析經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)
拿來(lái)原始憑證后，可能是外來(lái)的票據(jù)，也可能是自制的，首先分析出屬于哪類的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，也就是涉及哪些會(huì)計(jì)要素，然后確定會(huì)計(jì)科目，找準(zhǔn)借貸方，就可以做記賬憑證了。
如果一次報(bào)銷的票據(jù)太多，比如飛機(jī)、車、船票，購(gòu)買機(jī)票、車票的延伸服務(wù)費(fèi)和手續(xù)費(fèi)，郵電手續(xù)費(fèi)，定額餐飲發(fā)票，過(guò)路過(guò)橋費(fèi)，停車、洗車費(fèi)等小型發(fā)票，必須使用票據(jù)粘貼單。拿到原始憑證，下一步就應(yīng)該做記賬憑證了。
第二步：明確會(huì)計(jì)科目
會(huì)計(jì)科目就是會(huì)計(jì)要素具體分類的名稱。例如：“固定資產(chǎn)”、“短期借款”等就是一級(jí)科目。一級(jí)科目分別從屬于資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用、利潤(rùn)六大會(huì)計(jì)要素之列。一級(jí)科目核算內(nèi)容再細(xì)分就是二級(jí)科目，二級(jí)科目核算內(nèi)容還細(xì)分就是三級(jí)科目。如“固定資產(chǎn)”分為“生產(chǎn)用”和“管理用”就是二級(jí)科目，”生產(chǎn)用”再分為“甲機(jī)器”、“乙廠房”等是三級(jí)科目;“短期借款”分為“工商銀行借款”、“建設(shè)銀行借款”等是二級(jí)科目，如果“短期借款”的期限不一樣還可按還款期限設(shè)置三級(jí)科目。
第三步：填制記賬憑證
有了原始憑證，按著就要做記賬憑證了，就是上周我們看的那些裝訂好的記賬憑證，在這兒我就不多說(shuō)了，知道程序就行了，以后我會(huì)重點(diǎn)領(lǐng)你們?cè)谟涃~憑證上做會(huì)計(jì)分錄，會(huì)計(jì)分錄重點(diǎn)是要明確一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及到的會(huì)計(jì)科目和金額。
第四步：記賬憑證匯總
憑證一張張做完后，看看夠兩公分厚，就要進(jìn)行匯總了，先編號(hào)，再按憑證上的科目做丁字賬，按照憑證的編號(hào)，一筆一筆地統(tǒng)計(jì)，寫(xiě)完了就試算平衡，看借貸是否相等。平了就可以把數(shù)據(jù)抄寫(xiě)在記賬憑證匯總表上，這個(gè)過(guò)程可以由會(huì)計(jì)軟件幫助你完成。
第五步：登記會(huì)計(jì)賬簿
憑證做完后，就應(yīng)該登記日記賬和明細(xì)賬了，一般等匯總后再登記總賬。
每天只要根據(jù)當(dāng)日的原始憑證做記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證登記各類明細(xì)賬。只有現(xiàn)金和銀行存款日記賬要做到日清月結(jié)，也就是出納每天下班前要清點(diǎn)現(xiàn)金數(shù)目，并與日記賬上的現(xiàn)金余額核對(duì)相符，銀行存款日記賬的余額要和銀行拿來(lái)的對(duì)賬單核對(duì)。其他的明細(xì)賬一般是月結(jié)不用日清。
“什么是總賬?什么是明細(xì)賬啊?”我問(wèn)。
“明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)科目登記的賬簿，總賬是根據(jù)總賬科目登記的賬簿。總賬，顧名思義，就是記總數(shù)的，明細(xì)賬，是記細(xì)數(shù)的。總賬駕馭明細(xì)賬，明細(xì)賬是對(duì)總賬的補(bǔ)充。總賬記的是會(huì)計(jì)的一級(jí)科目?jī)?nèi)容，而明細(xì)賬除了必須指明一級(jí)科目外，還必須記二級(jí)以上科目，比如原材料、管理費(fèi)用等。管理費(fèi)用是一級(jí)科目，它包括許多項(xiàng)目，如：工資、辦公費(fèi)、折舊費(fèi)等，這些就是它的二級(jí)科目。這樣我們就可以看出，總賬與其所屬的明細(xì)賬，無(wú)論是借或貸，方向必須一致，金額必須相等，如果產(chǎn)生差錯(cuò)，一定要查出來(lái)。”
這里順便說(shuō)一下“對(duì)賬”和“結(jié)賬”。
誰(shuí)也保證不了記賬萬(wàn)無(wú)一失，所以要定期對(duì)賬，做到賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符、賬表相符，這樣的會(huì)計(jì)信息才真實(shí)、完整。通過(guò)對(duì)賬，還能發(fā)現(xiàn)記賬憑證的錯(cuò)誤，還有業(yè)務(wù)上的疏漏，以后我們做實(shí)賬的時(shí)候就可能發(fā)生，我在這兒就不多說(shuō)了。
然后就要結(jié)賬。結(jié)賬有兩項(xiàng)內(nèi)容，一個(gè)是對(duì)平時(shí)記錄的數(shù)據(jù)小結(jié)，結(jié)算出本期發(fā)生額合計(jì)和余額，然后將余額結(jié)轉(zhuǎn)下期或者轉(zhuǎn)入新賬。二是結(jié)轉(zhuǎn)利潤(rùn)，把各種損益類的賬戶都結(jié)清，就是到了月末，把收入和費(fèi)用都轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)里，算出本年利潤(rùn)。
第六步：編制財(cái)務(wù)報(bào)告
賬簿記完經(jīng)過(guò)核對(duì)無(wú)誤后，就要編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告了。
財(cái)務(wù)報(bào)告包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注。會(huì)計(jì)報(bào)表是財(cái)務(wù)報(bào)告的主要組成部分，它是反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的報(bào)告文件，對(duì)外報(bào)送的會(huì)計(jì)報(bào)表主要有資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表和現(xiàn)金流量表，還有會(huì)計(jì)報(bào)表附注，簡(jiǎn)稱“三表一注”。此外，還有對(duì)內(nèi)報(bào)送的報(bào)表，根據(jù)企業(yè)實(shí)際編制，一般沒(méi)有統(tǒng)一格式。我們必須先把填制憑證、登記賬簿弄懂，才學(xué)怎么編制報(bào)表。
“到此為止，會(huì)計(jì)循環(huán)也到頭了。接下來(lái)就是下一個(gè)月的業(yè)務(wù)了。”
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