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第一節  公文處理概述

一、公文處理的概念

公文處理就是對公文的創制、處理(置)和管理，其基本任務是及時、準確、有效地創制、傳遞、辦理、管理、處置公文。

二、公文處理活動的地位

公文處理是公務活動的組成部分，在公務活動中占有重要地位。表現為：公文處理是機關實現管理職能的必要條件；公文處理是國家檔案事業的基礎。

三、公文處理的基本原則

公文處理是一項有著特定功用、特定方法程序、特定內容與形式的活動，為保證這項活動有序有效，必須順應其內在的特殊規律，遵循下列原則：法制原則，實事求是原則，全面質量原則，時效原則，集中統一原則，黨政分工原則，保密原則，簡化原則。

第二節  公文收文處理程序與方法

一、收文處理的一般過程

收文處理是指對來自本機關外部的公文所實施的處置與管理活動。收文處理的一般程序為：公文簽收、公文登記、審核、分辦、公文摘編、擬辦、批辦、承辦、注辦、組織傳閱、催辦。上述環節完成后，進入辦畢公文的處置階段。

上述環節，也可按辦理與管理兩個基本性質，分為收文辦理與收文管理兩大類活動。前者包括：擬辦、批辦、承辦、注辦；后者包括：簽收、登記、審核、分辦、公文摘編、組織傳閱、催辦。

二、收文辦理活動的方法要點

(一)擬辦

擬辦是由部門負責人或有關人員對公文進行閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關(部門)領導者審核定奪。擬辦實為一項輔助決策活動，目的在于為決策活動提供可選擇的方案。并非所有公文都需經過擬辦，擬辦公文時應注意：

1．認真研讀公文，真正弄清對方的意圖、問題的性質與實際狀況。

2．意見要簡明、具體、得體，擬辦意見是一種請示或建議，語氣應與這種性質保持一致。

3．同時提出兩個以上方案時，應將傾向性意見放在前面。

4．意見應工整、清晰地寫在《文件處理單》相應的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期。

5．當公文所涉及的問題較易處理，對領導采納方案有把握時也可直接草擬復文稿供審核定奪，以加速辦理過程。

(二)批辦

批辦是由法定責任者履行法定的事務處置權的決策性活動，它規定了對公文的處置方法、程序、具體承辦責任、承辦原則與要求等，對公文效用的實現具有決定性影響。批辦公文時應注意：

1．不得越權批辦。

2．嚴格控制批辦范圍。

3．批辦意見須明確、肯定、具體、前后一致、切實可行。

4．采取有效措施監督批辦意見的執行結果。

5．如果自己無權或無法處置的，可將批辦改為擬辦，供上級領導者定奪。

6．將批辦意見工整、清晰地寫在《文件處理單》有關欄目內，并簽注批辦人姓名及年、月、日。

(三)承辦

承辦是有關人員按批辦意見具體承接處置公文所針對的事務和問題，由于公文只有經過承辦才能產生切實的效用，因此，它是收文辦理中的中心環節。承辦公文時應注意：

1．熟悉有關法律、法規、方針政策和上級機關有關公文，熟悉與公文內容有關的業務，明確領導者的意圖。

2．深入實際，調查研究。

3．加強協商，努力協調各方關系。

4．有效運用各種承辦方式。

5．分清主次，分清緩急。

6．各級領導者應積極參與承辦工作。

7．注意對承辦結果的檢查與監督。

(四)注辦

注辦是由承辦人隨手簽注公文承辦情況，以備待查。